Angebote schneller erstellen mit KI und kleinen Automatisierungen
Zwischen Anfrage und Angebot vergehen oft mehrere Tage
In vielen Unternehmen läuft der Weg zum Angebot noch so ab. Die Anfrage kommt per E-Mail. Danach folgt die Terminabstimmung für ein Erstgespräch, die selbst schon zwei oder drei Mails braucht. Nach dem Gespräch fehlen noch Angaben, also geht eine Nachfassmail raus. Erst wenn die Antwort da ist, beginnt die Kalkulation. Dann wird das Angebot geschrieben und landet drei Tage nach der ersten Mail beim Kunden. Manchmal sind es auch zehn.
In dieser Zeit hat der Interessent oft schon bei zwei anderen Anbietern angefragt. Wer zuerst ein vollständiges Angebot schickt, wird zuerst gelesen und setzt den Maßstab für Preis und Umfang. Das Schreiben des Angebots selbst dauert dabei selten lange. Die Zeit geht in Wartezeiten, Rückfragen und Handgriffen verloren, die bei jedem Angebot gleich sind.
Ein Funnel auf der Website liefert die Angaben gleich mit
Der erste Hebel liegt vor dem Erstgespräch. Statt eines freien Kontaktformulars klickt sich der Interessent auf der Website durch wenige Fragen. Bei einer Gebäudereinigung sind das etwa die Art des Objekts, die Fläche, das gewünschte Reinigungsintervall und der Starttermin. Bei einem Messebauer sind es Messe, Standgröße und Budgetrahmen.
Die Anfrage kommt damit vollständig an. Die Nachfassmail entfällt und das Erstgespräch dreht sich nur noch um die Punkte, die wirklich ein Gespräch brauchen. Ein Mitarbeiter prüft die Angaben kurz auf Plausibilität und gibt die Anfrage für das Angebot frei. Bei einfachen Leistungen reicht das oft schon, damit der Kunde am selben Tag ein Angebot bekommt.
Jedes Angebot folgt demselben Schema
Viele Angebote werden jedes Mal neu erfunden. Einer kopiert das letzte Worddokument, eine andere startet mit einer leeren Seite und am Ende sieht kein Angebot aus wie das andere. Dabei enthält jedes Angebot dieselben Bausteine. Dazu gehören Angebotsnummer, Empfänger, Absender, Datum und Gültigkeit, die Beschreibung der Leistung, der Preis und der Hinweis auf die AGB, falls es welche gibt.
Auf dieses Schema einigt man sich einmal im Unternehmen und legt eine Vorlage an. Die festen Felder füllt das System selbst aus. Die Angebotsnummer wird fortlaufend vergeben, Empfänger und Absender kommen aus der Anfrage und dem CRM und die AGB hängen automatisch an. Frei formuliert wird nur noch die Leistungsbeschreibung.
KI schreibt den ersten Entwurf
Genau bei der Leistungsbeschreibung hilft KI. Sie bekommt die Angaben aus dem Funnel, die Mitschrift aus dem Erstgespräch und zwei oder drei frühere Angebote für ähnliche Aufträge. Daraus schreibt sie einen ersten Vorschlag für Leistungsumfang und Positionen in der Sprache, die das Unternehmen auch sonst verwendet.
Der Mitarbeiter liest den Entwurf, korrigiert ihn und gibt ihn frei. Das dauert ein paar Minuten statt einer Stunde. Die Preise kommen dabei aus der eigenen Kalkulation oder einer Preisliste und werden nicht von der KI geschätzt. Die KI rechnet unzuverlässig und kennt die eigenen Kosten nicht.
Beim Versand wird das CRM gleich mitgepflegt
Ist das Angebot raus, muss es meist auch im CRM stehen. Dort wird der Status auf "Angebot versendet" gesetzt, das PDF angehängt und der Angebotswert eingetragen. Von Hand wird das gern vergessen und dann stimmt die Vertriebsübersicht nicht mehr.
Diesen Schritt übernimmt eine kleine Automatisierung. Der Klick auf Versenden schickt das Angebot an den Kunden und überträgt gleichzeitig alle Angaben ins CRM. Ob das HubSpot, Pipedrive oder ein eigenes System ist, spielt dabei kaum eine Rolle, solange es eine Schnittstelle hat.
Zuständigkeit und Erinnerungen entstehen von selbst
Sobald eine Anfrage freigegeben ist, wird automatisch ein Mitarbeiter zugewiesen. Das kann nach Region, nach Leistungsbereich oder einfach reihum passieren. Der Mitarbeiter bekommt eine Nachricht mit der Anfrage und dem vorbereiteten Entwurf.
Liegt das Angebot nach einem Tag noch unversendet da, kommt eine Erinnerung. Nach zwei Tagen erfährt es zusätzlich die Vertriebsleitung. Niemand muss sich dafür selbst einen Termin in den Kalender schreiben.
Das Nachfassen ist eingeplant, bevor jemand daran denkt
Mit dem Versand des Angebots entsteht gleich die nächste Aufgabe. Nach drei oder vier Tagen soll der zuständige Mitarbeiter den Interessenten anrufen. Er fragt, ob der Kunde das Angebot lesen konnte, ob noch Fragen offen sind und ob das Interesse weiter besteht.
Gerade dieser Anruf fällt im Alltag am häufigsten weg. Viele Angebote gehen verloren, weil sich nach dem Versand niemand mehr gemeldet hat. Die Aufgabe steht deshalb mit Kontaktdaten und Link zum Angebot fest im Kalender. Das Ergebnis des Anrufs trägt der Mitarbeiter mit zwei Klicks ein. Davon hängt der nächste Schritt ab, also ein weiterer Termin, ein überarbeitetes Angebot oder das Schließen der Anfrage.
Eine Anfrage vom Funnel bis zum Anruf
Wie das im Alltag aussieht, zeigt ein Beispiel aus der Gebäudereinigung. Um zehn Uhr fragt eine Hausverwaltung über den Funnel die Unterhaltsreinigung für ein Bürogebäude mit 600 Quadratmetern an. Gereinigt werden soll dreimal pro Woche ab dem Ersten des nächsten Monats. Das System legt den Kontakt im CRM an und weist die Anfrage dem Mitarbeiter für die Region zu. Er bekommt eine Nachricht.
Kurz nach elf schaut er sich die Angaben an und gibt die Anfrage frei. Die KI erstellt den Entwurf aus den Angaben und den Angeboten für zwei ähnliche Bürogebäude aus dem letzten Jahr. Den Preis berechnet die Kalkulation aus Fläche, Intervall und dem hinterlegten Stundensatz. Der Mitarbeiter ergänzt die Reinigung der Glasflächen, die die Hausverwaltung im Freitext erwähnt hatte, und klickt auf Versenden.
Um halb zwölf hat die Hausverwaltung das Angebot. Im CRM stehen Status, PDF und Angebotswert. Für Donnerstag liegt beim Mitarbeiter der Anruf im Kalender.
Wo das Grenzen hat
Nicht jedes Angebot passt in ein Schema. Ein individuelles Projekt mit mehreren Gewerken oder einer langen Abstimmung lässt sich vorbereiten, der Großteil bleibt aber Handarbeit. Hier spart die Automatisierung vor allem bei Zuweisung, CRM und Nachfassen und weniger beim Schreiben.
Der Entwurf der KI ist nur so gut wie die früheren Angebote, auf denen er aufbaut. Sind die alten Angebote uneinheitlich oder veraltet, übernimmt die KI genau das. Am Anfang lohnt es sich deshalb, eine kleine Auswahl guter Angebote als Grundlage festzulegen. Jeder Entwurf wird außerdem von einem Menschen gelesen, bevor er rausgeht.
Vorlage und Schnittstellen brauchen Pflege. Ändern sich Preise, AGB oder das CRM, muss die Automatisierung mitgezogen werden. Der Aufwand ist überschaubar, jemand im Unternehmen sollte ihn aber im Blick haben.
Erst die eigenen Abläufe aufnehmen
Die Abläufe rund um ein Angebot sind in den meisten Unternehmen im Kern immer gleich. Welche Schritte es genau sind, wer wann zuständig ist und wo die Daten liegen, unterscheidet sich aber von Firma zu Firma. Deshalb nehmen wir diese Abläufe zuerst gemeinsam mit dem Vertrieb auf. Darauf aufbauend entstehen Funnel, Vorlage und die kleinen Automatisierungen dahinter, abgestimmt auf die Werkzeuge, die schon im Einsatz sind.
Messen Sie vorher die Zeit von der Anfrage bis zum versendeten Angebot. Diese Zahl zeigt am deutlichsten, ob sich der Aufwand lohnt.
Dauert es bei Ihnen auch Tage bis zum Angebot? Schreiben Sie uns. Wir gehen Ihren Ablauf mit Ihnen durch und sagen Ihnen offen, welche Schritte sich automatisieren lassen und welche besser beim Menschen bleiben.
